Комплект документов зависит от груза, участников сделки и принятого документооборота. Но логика всегда одна: до рейса фиксируются условия, водитель получает сопровождающие документы, а после доставки стороны подтверждают выполнение перевозки.
- Условия рейса фиксируют до подачи машины
- Реквизиты и контакты лучше проверить заранее
- Оригиналы и ЭДО согласуют до отправки
- Подписанные документы возвращаются после доставки
До начала перевозки
Основные условия обычно закрепляют в договоре и договоре-заявке. В заявке указывают маршрут, даты, груз, машину, стоимость, порядок оплаты, контакты на адресах и особые требования.
- полные реквизиты заказчика и исполнителя
- адреса и время работы точек
- наименование, вес и количество мест
- требования к кузову и погрузке
- ставка, НДС и срок оплаты
Документы, которые едут с грузом
Состав сопровождающих документов определяет отправитель. Водителю передают документы на груз и сведения, необходимые для приемки на выгрузке. Если водитель представляет организацию или получает ценности, заранее проверяют необходимость доверенности.
Наименования и количество мест в документах должны соответствовать фактической загрузке. Расхождения лучше исправить до выезда.
После доставки
На выгрузке фиксируют приемку груза и замечания, если они есть. После рейса перевозчик возвращает подписанные экземпляры транспортных документов и закрывающие документы согласно договору.
- подписанный документ о приемке груза
- акт оказанных услуг или УПД
- счет на оплату, если он предусмотрен
- фото или отметки о доставке по согласованному порядку
ЭДО и оригиналы
Если стороны работают через ЭДО, это нужно согласовать до рейса: проверить оператора, реквизиты и список документов, которые будут подписываться электронно. Одновременно уточняют, нужны ли бумажные оригиналы транспортных документов.
Четкий порядок возврата документов помогает не задерживать оплату и не искать бумаги после закрытия рейса.
Что проверить перед подачей
Перед отправкой достаточно пройти короткий контрольный список.
- заявка согласована обеими сторонами
- данные водителя и машины переданы
- контакты на погрузке и выгрузке актуальны
- документы на груз подготовлены
- порядок ЭДО и возврата оригиналов понятен